e-learning para formación en ventas

La formación al uso en técnicas de venta se hace a través de seminarios que, con frecuencia, tienen más de motivacional que de formativo (¿cuántas veces hemos visto este vídeo en los últimos 10 años?), impartiendo charlas sobre argumentarios, tipos de clientes y demás que supuestamente ayudan a los vendedores. Sin embargo, esta forma de abordarlo no tiene mucho sentido.

Para empezar, tal vez el aumento de las ventas que perseguimos no se pueda solucionar con formación. Hacer un curso no es la respuesta para todo, ni tiene por qué ser la primera opción. ¿Puede ser falta de incentivos, de motivación, de expectativas, de herramientas, de objetivos claros? ¿Puede ser que crean que ya están vendiendo lo suficiente? O quizá, simplemente, el producto tiene un techo de ventas.

Si estas y otras variables están resueltas y estamos seguros de que nuestros vendedores no saben vender bien, la formación tiene sentido. Pero, como todo aprendizaje, no se resuelve con una sesión en la que recibes información. La venta depende esencialmente de tres factores:

1. el producto
2. entender al cliente y qué le aporta el producto
3. saber contraargumentar

Los puntos 2 y 3 son habilidades, no conocimientos. Esto quiere decir que se adquieren mediante la práctica, intentando vender a distintos clientes y con distintas estrategias y comprobando los resultados. El problema de la práctica con clientes reales es que el feedback que recibes no suele tener matices (o vendes o no vendes, pero realmente no sabes por qué), por lo que difícilmente vas a detectar qué necesitas cambiar.

La formación presencial es más útil con vendedores ya experimentados, que están en un nivel en el que necesitan un diagnóstico individual para saber qué se les está escapando en su forma de hacer las cosas. Esto requiere no una formación genérica, sino una sesión de coaching con alguien experto, sí, pero sobre todo capaz de dar el feedback que necesita alguien que ya se sabe casi todo.

Para el resto de situaciones (personas sin experiencia en ventas, dependientes que necesitan un poco más de perfil comercial, vendedores de rendimiento medio que parecen atascados), una solución e-learning es la opción más eficiente, con diferencia. Un plan de formación por objetivos, orientado a la acción, basado en casos planteados en forma de escenarios verosímiles y variados, que proporcionen feedback tanto de resultados (vendes o no vendes) como de procesos (qué podrías haber hecho mejor) es justo lo que necesitan la mayoría de vendedores en prácticas. Un planteamiento gamificado también suele dar buenos resultados aquí. Idóneamente se complementará con un seguimiento de los procesos de venta que permita seguir retroalimentando, e iniciativas de shadowing o mentorado.

Se puede hacer presencialmente, por supuesto, pero este es un caso típico en que la ubicuidad y reutilización del e-learning lo convierten en la mejor elección. Un dinero invertido en desarrollar escenarios ricos en detalles se amortiza sobradamente cuando los nuevos vendedores utilizan los mismos recursos que sus compañeros, y pueden revisitarlos y volver a practicar siempre que lo necesiten.

4 factores esenciales en el diseño de experiencias de aprendizaje

Tengo una memoria desastrosa, y me cuesta mucho recordar la lista de cosas que debo tener en cuenta a la hora de plantear un diseño de formación (ni falta que hace: para eso tengo un montón de documentación). Sin embargo, la experiencia hace que cuando hago mis primeros esquemas, antes de consultar ninguna fuente, ya haya mucho definido. Simplemente me parece obvio y lo incluyo, pero está claro que es más que intuición: es conocimiento procedimental.

Desde luego, cada formación es distinta, y las circunstancias mandan: lo que funcionó la última vez puede ser una mala idea para la próxima. Para tener una base relativamente firme sobre la que pisar, parto de lo que sabemos acerca de cómo aprendemos, y lo aplico a unos objetivos de aprendizaje a medida de la situación. Los recursos que desarrollo a partir de ahí deberían dar como resultado una formación significativa y medible, que son las dos características irrenunciables.

Por tanto, la planificación cambia de una vez para otra, pero hay un esqueleto de cuatro elementos que engloban todas las variables para crear experiencias de aprendizaje de uno u otro tipo:

Contexto

realista pero seguroUn aprendizaje no puede ser significativo si no está contextualizado. Todo lo que no proporcionemos nosotros lo tendrá que suponer el alumno, y ese esfuerzo en ocasiones será demasiado como para que le compense. El entorno de formación perfecto proporciona situaciones realistas, pero en las que los fallos no tienen consecuencias reales: un entorno seguro en el que experimentar. Algo lógico (y una de las bases del aprendizaje activo) y sin embargo ausente de la mayoría de los cursos, que tienden a usar el juego de rol como un tímido e insuficiente intento de acercar el tópico a la realidad.


Actividad

no_magistralEl aprendizaje es activo. Aprendemos haciendo, y cualquier tipo de formación debe girar en torno a la actividad. Las clases magistrales pasivas (es decir, que ni siquiera provocan el razonamiento, que es una forma de actividad) no son solo aburridas, sino poco eficientes: el tiempo que ocupan se aprovecha mucho mejor trabajando sobre tareas y ejemplos. Incluso un tema más teórico como, pongamos, la legislación sobre riesgos laborales, se aborda mejor después de haber resuelto un caso de mala prevención que contextualiza, obliga a buscar respuestas y ayuda a entender por qué la ley es como es.

Esfuerzo

esfuerzoComo norma general un cierto grado de frustración es motivador, igual que un cierto grado de estrés mejora el rendimiento en una tarea. Poner delante un ejercicio demasiado sencillo es tiempo perdido: hay que hacer que el alumno sude la camiseta un poco. No solo porque necesita concentrarse para resolver el problema, o porque puede aprender corrigiendo sus errores, sino porque cuando finalmente consigue resolver un reto relevante para él (es decir, bien contextualizado), recibe una inyección de endorfinas que le mantienen motivado y, a la vez, ayudan a fijar el aprendizaje. Un problema adecuado obliga a explorar los límites de las habilidades que tenemos, ajustándolas o buscando alternativas para resolverlo. Como el riesgo de frustrarse es alto, debe haber ayuda disponible cuando sea necesaria, pero no en forma de instrucciones, sino de indicios o sugerencias. Facilitar en lugar de contar.

Consecuencias

estafermoSi el aprendizaje está contextualizado y es activo, la retroalimentación será necesariamente en forma de consecuencias. Esto implica normalmente cierta incertidumbre y tonos de gris en el resultado de los casos abordados: salvo en tareas con pocos grados de libertad, lo normal es que hagamos las cosas tirando a bien o tirando a mal, pero no perfectas ni desastrosas. Debería ser el contexto resultante el que hable por sí solo, dando claramente una idea de cómo ha salido, complementado con algo de información adicional o una pista sobre qué falló. La retroalimentación directa y basada en recompensas (“lo has hecho muy bien”) es un triste intento de provocar algo de emoción, no aporta información y tiene el riesgo de reducir las conclusiones obtenidas a un mero juicio de valor.

Además de estos cuatro factores hay otras consideraciones (interacción entre alumnos y tutores, tipo de materiales didácticos, medios de distribución, seguimiento, andamiaje, objetivos, espaciamiento…) que tienen, obviamente, mucho impacto en el resultado final, pero desde mi punto de vista siempre van subordinados a los cuatro anteriores.

¿Y vale la pena siempre?

Este enfoque redunda, inevitablemente, en el coste inmediato. La instrucción directa y la exposición de contenido son más baratos y más sencillos de producir. Esto no quiere decir que sean la única opción cuando el presupuesto es bajo: se pueden diseñar experiencias activas y adaptadas sencillas, minimalistas, y con un impacto duradero mayor que una clase magistral, sea presencial o virtual; abarcarán menos terreno, y seguramente haya que dejar en el tintero muchos detalles, pero el resultado seguirá favoreciendo el aprendizaje, a diferencia de la alternativa.

Algunas pautas para la alfabetización digital previa al e-learning (y un cuestionario para descargar)

Durante los últimos años he trabajado casi de continuo en proyectos de implantación de software, que incluían un esfuerzo importante en formación a los usuarios. La formación es una de las patas críticas de la gestión del cambio en estos casos, junto a la comunicación y al involucramiento de gente “de dentro” que sirva como cabeza de puente. Ya no ocurre tanto, pero hace unos años una de las cuestiones que más costaba resolver era cómo asegurar que habría un mínimo de competencia digital para formar en nuevas herramientas.

¿De verdad no saben usar un ordenador?

Viñeta de @deformador

Un ordenador no es solo lo que está encima de la mesa de trabajo.

Hay quien no sabe pero, en entornos que pueden dar el salto a lo digital, no son tantos. Hace unos años participé en un proyecto de informatización de organismos judiciales: gente que por poco no pasaba directamente de escribir con pluma y tintero a usar una aplicación. Incluso entonces, encontré que la mayoría eran capaces de trasladar los flujos de trabajo del papel a la pantalla sin mucho esfuerzo, y menos de los que esperaba necesitaron mucha asistencia. Así pues, es importante contrastar la afirmación de quien dice no saber “nada de ordenadores”: muchos manejan con cierta soltura un teléfono móvil, y desde luego todo el mundo tiene familiaridad con las pantallas, aunque solo sea a través de la televisión. En mi experiencia, lo más complicado para un usuario novato-novato es la coordinación mano-ojo que hace falta para usar un ratón: el resto es cuestión de contar con una guía paso a paso muy clarita y quitar todo lo superfluo de la interfaz de trabajo.

¿Cómo asegurarse de que son capaces de usar un ordenador?

Como con todo, la mejor forma de aprender a usar un ordenador es usando un ordenador. Esto, que en otros campos parece que no acaba de verse, está tan claro aquí que, a menudo, la estrategia consista principalmente en lanzar a los usuarios a la arena para que se peleen con los leones. Es una vía dura, pero que funciona siempre que:

  • no haya escapatoria (por ejemplo, eliminando el papel como alternativa).
  • haya un buen equipo de soporte preparado no solo para resolver problemas y dudas, sino para hacer de paño de lágrimas y blanco de invectivas durante la difícil adaptación.
  • las expectativas sobre el cambio sean positivas (y realistas, claro).
  • haya (y se potencie) una cultura de apoyo entre usuarios.
  • los procesos de trabajo informatizados sean equivalentes a los anteriores.

Este método puede funcionar aunque no se den estas circunstancias, solo que a costa de mucho más tiempo, recursos, mal humor y frustraciones. En esos casos es mejor buscar otra forma, y un diseño didáctico sólido es un factor clave para que salga bien. Si tienes dudas, es conveniente hacer una evaluación previa del nivel TIC de los usuarios finales. Aquí te dejo un cuestionario rápido que puedes usar como modelo; mi recomendación es adaptarlo siempre al contexto concreto (por ejemplo, si sabes que ya trabajan con ordenadores, la primera pregunta no tiene mucho sentido).

Descarga el cuestionario de nivel TIC

Contextualiza el contenido.

La parte técnica no lo es todo: trabajar con un ordenador supone una forma distinta de entender la herramienta de trabajo y las relaciones que crea. De repente todo está en el mismo sitio, en esa caja de plástico, y parece que ya no va a hacer falta hablar con nadie (peor aún, parece que no va a ser posible porque no podrán quitarle ojo a la pantalla). Por no hablar de dónde quedan todas esas habilidades, perfeccionadas durante años, que convertían a alguien en un trabajador valioso, y que de repente se van en humo sólo porque no es capaz de acertar a la primera con el ratón en un icono minúsculo. Crea situaciones de aprendizaje que den apoyo y alivien frustraciones: no te centres en la tecnología sino en las funciones, siempre dentro de un contexto que los usuarios puedan reconocer. Dales un entorno seguro donde experimentar los primeros sinsabores sin consecuencias, y superarlos con confianza.

La clave es practicar, no hasta que salga bien, sino hasta que deje de salir mal.

No cuentes cómo es, cuenta por qué es así.

Un error habitual es centrarse en explicar las pantallas, casi botón a botón. La mayoría de aplicaciones están hechas siguiendo criterios de usabilidad, por lo que no tiene sentido explicar cuarenta veces que para guardar un cambio hay que darle al botón “Guardar”, que siempre está en el mismo sitio. En su lugar, desvélales la estructura de las pantallas, y cuéntales por qué son como son. Una aplicación no suele tener más de media docena de pantallas diferentes para cada usuario; entender la lógica subyacente al diseño les permitirá hacer deducciones sobre lo que están viendo, y serán capaces de extrapolar la experiencia de una pantalla a la siguiente. Luego, dales cuatro o cinco simulaciones (prácticas en un entorno de pruebas, o demos interactivas con suficientes grados de libertad) donde puedan probar si encuentran todo lo que necesitan, y donde se equivoquen sin riesgo.

Dale la vuelta al blended.

En cuanto al formato, lo habitual es optar por formatos mixtos, con parte presencial y parte en línea. Sin embargo, en este caso lo mejor es usar los materiales multimedia como refuerzo, es decir, después de la clase presencial, en lugar de antes (que es la fórmula que mejor va normalmente). En etapas tempranas de alfabetización es crítico que la evaluación formativa y el feedback sean inmediatos, por lo que cualquier modalidad asíncrona juega en tu contra; a medida que cojan soltura puedes ir cambiando el equilibrio para dar más peso a los recursos virtuales.

Y un consejo de propina.

El minimalismo es la regla de oro en el diseño de materiales multimedia para la competencia digital. Pocas opciones, pocos botones, poca información (pero todos ellos relevantes). Las guías paso a paso impresas son el mejor amigo del usuario novato, y si están bien diseñadas (de nuevo, minimalismo) valen su peso en oro.

8 consejos para crear vídeos didácticos

Parte de los materiales que hago son vídeos locutados. Cada vez soy más minimalista y partidario de los contenidos estáticos y simples para ilustrar conceptos, y de interactividad (la justa y relevante) para la parte práctica, pero muchas veces es inevitable tener que mostrar cómo funciona algo mediante un pequeño (y subrayo pequeño) vídeo o práctica guiada.

A lo largo del tiempo he ido recopilando un puñado de buenas prácticas que creo que influyen bastante en el resultado; algunas están basadas en artículos de investigación, otras son de sentido común, otras son técnicas consolidadas, otras conclusiones propias y otras las he ido cogiendo de aquí y de allá, de compañeros y colaboradores. A lo mejor te son útiles, así que aquí van:

Haz que dure poco.

tiempo

Las buenas prácticas habituales del sector recomiendan menos de 20 minutos; mi opinión es que, aunque a veces es necesario, eso es cuatro veces más de lo adecuado. 5 minutos es perfecto.

Divide.

video_cortoSi no te da con 5 minutos fragmenta el contenido en varios vídeos, y úsalos para andamiar la práctica, organizándolos escalonadamente como apoyo a ejercicios o casos.

Da un respiro.

sin pausaEn vídeos locutados, no empieces a hablar al cambiar de pantalla: deja un segundo o algo más para que el usuario pueda ubicarse y reconocer lo que tiene delante, antes de empezar a lanzarle información a los oídos.

Estate quieto.

quietoNo pongas más movimiento en pantalla del imprescindible. Si un elemento (sea texto o imagen) aparece de repente, que sea porque ilustra un concepto que quieres subrayar en ese preciso instante (por ejemplo, porque la locución habla de él).

Da visión de conjunto

diagramaSi estás explicando una secuencia de pasos, asegúrate de incluir un diagrama que los recoja, para dar una perspectiva global y generar expectativas sobre lo que se va a ver.

No te centres en el texto.

audioPon poco texto en pantalla, y usa una locución para dar información extra (sin pasarte, porque si das mucha tampoco es que se vayan a quedar con ella). Nunca jamás locutes y presentes el mismo texto: usa la pantalla para enfatizar o ilustrar, no para repetirte.

Recorta el discurso.

pausaTanto si el texto va en locución como si va en pantalla (recuerda, NO en las dos), busca la forma más corta de expresar algo, y luego recórtala un poco más. El texto es valioso si está reducido a la mínima expresión.

Da control al usuario.

elegirSi es un vídeo con varias partes, que elija por dónde empezar (incluso si tienen un orden recomendado; díselo, y si quiere saltarse algo déjale. Él sabrá lo que sabe mejor que tú).

 

Por supuesto, estaré encantado si alguien me ayuda a ampliar la lista o si, al contrario, me afea alguna con buenos argumentos.