El papel del soporte en la formación

Formación y sistemas de ayuda en implantación de aplicaciones

Trabajo a menudo con aplicaciones de historia clínica electrónica, y últimamente hay una tendencia muy fuerte a incluir funcionalidades de apoyo a la toma de decisiones clínicas; es decir, cómo aprovechar toda la información contenida en la historia de un paciente para ayudar al personal clínico a elegir cursos de acción. Este apoyo normalmente se integra de forma sutil en los sistemas, como opciones recomendadas a la hora de procesar órdenes médicas o como avisos ante determinadas situaciones (interacciones medicamentosas y alergias son los más comunes, pero básicamente cualquier condición previa del paciente puede ser tenida en cuenta).

La parte interesante desde el punto de vista formativo está en la completa inmersión de la ayuda en el sistema con el que se trabaja, un modelo de cuyo diseño hablé hace un tiempo. Tener ayuda a mano tiene varias ventajas, se identifica de forma consistente como un factor de éxito en las implantaciones de aplicaciones informáticas y, en mi experiencia, tiene el mismo peso específico en la adopción de cualquier nuevo proceso, aunque no esté relacionado con el manejo de ordenadores. En general, la gestión del cambio que mejor resultado obtiene da, al menos, tanto peso al soporte tras el arranque como a la formación anterior a él.

La formación para la gestión del cambio tecnológico es un proceso continuado en el que los mecanismos de retroalimentación y mejora deben estar activos todo el tiempo, alimentando nuevas iniciativas y recursos de mejora de competencias. Tanto las nuevas incorporaciones como el avance de los usuarios veteranos hacia el uso óptimo y la adopción completa conforme a mejores prácticas requieren de un circuito permanente de formación y soporte en el que estos se complementan.

Contenidos específicos y al día

En sistemas complejos, como la historia clínica electrónica, el grado de adaptación a cada organización es tan grande que hasta resulta complicado comparar datos de uso de un mismo sistema entre distintos hospitales. Aunque los proveedores suelen ofrecer algún tipo de formación o materiales genéricos, estos suelen estar creados sobre una versión estándar de los flujos de trabajo, que se parecerá a la que se termina usando, desde luego, pero solo hasta un punto en que esos materiales pueden ser útiles para formar a perfiles técnicos (de soporte, por ejemplo), pero no a usuarios finales. Cada organización tiene sus propios flujos de trabajo que obligan a adaptar los procedimientos estándar. Y, desde luego, un buen diseño didáctico está basado en tareas, por lo que al final será necesario dar igualmente formación específica para explicar qué cosas no están bien en la formación genérica, y el resultado será mediocre como mínimo (por no hablar de los problemas de seguridad que surgen de este tipo de situaciones ambiguas).

Este planteamiento es extensivo a toda la formación, pero especialmente relevante en el caso de las ayudas de trabajo. Estas son específicas por definición (la ayuda es más útil cuanto mejor definido está el flujo de trabajo al que da soporte), por lo que es inevitable desarrollarlas acerca de tareas concretas y, con frecuencia, la mayoría de ellas acaban abordando casos de uso de frecuencia media o baja. La forma de gestionar esos casos, además, tiende a cambiar bastante con el tiempo a medida que se regulan las excepciones y se incorporan a flujos de trabajo generales. Por este motivo unas ayudas de trabajo que no están al día afectan a un número elevado de usuarios a los que, además, se hace menos seguimiento. A las nuevas incorporaciones siempre se las vigila más de cerca y es relativamente fácil ver si están cometiendo errores de uso, pero ¿quién se ocupa de comprobar cómo usa el sistema una persona que lleva años trabajando con él?

La complejidad de un sistema integrado de ayuda está, por tanto, en la detección de necesidades de apoyo, que puede hacerse de forma bastante eficiente con una supervisión proactiva a través de un sistema de explotación de datos de uso de las aplicaciones. El nivel de análisis tiene que ser realmente fino para que malas prácticas no pasen desapercibidas, y complementado con métodos analógicos (las encuestas de toda la vida), pero permite no solo detectar la necesidad de ayudas de trabajo sino identificar los puntos más adecuados donde insertar accesos a documentación específica.

Referencias

Ash, J. S., Stavri, P. Z., & Kuperman, G. J. (2003). A Consensus Statement on Considerations for a Successful CPOE Implementation. Journal of the American Medical Informatics Association : JAMIA10(3), 229–234. 

Cómo traducir competencias a contenidos: análisis de tareas cognitivas para el diseño instruccional

Empezando el diseño instruccional de un nuevo curso, organizas una reunión con los expertos en la materia, que van a explicarte los objetivos y pormenores de las tareas sobre las que hay que formar… y a) lo primero que recibes es un manual que se disponen a repasar diligentemente, para asegurarse de que “lo entiendes todo” o b) te empiezan a contar cómo hacen las cosas mientras tú tomas nota a toda velocidad. ¿Te suena?

Trabajar con expertos (SMEs) en proyectos de formación y gestión del cambio es necesario para definir los objetivos de aprendizaje y desglosar las tareas que hay que enseñar a hacer. A partir de la información que dan se extraen las competencias que se traducen en recursos didácticos. Pero los expertos suelen tener su propia idea de cómo va a ser ese proceso, y no siempre te facilitará el trabajo. Este es un paso clave en el que el diseño de un curso o plan de formación puede irse al traste, sin que tú te enteres hasta un buen tiempo después, cuando empiezas a ver que la formación no funciona como debería.

Esto es algo muy estudiado en formación sanitaria, donde el análisis de tareas en campos como la cirugía tiene una importancia crucial. El método habitual es que uno o varios expertos desglosen las tareas en pasos que puedan ser comprendidos por un aprendiz, y a partir de esos pasos se genere la secuencia que debe trasladarse a los recursos didácticos. Sin embargo, la evidencia muestra que buena parte del conocimiento de los expertos es implícito, y no son capaces de describir el total de pasos de una tarea o toma de decisiones: tienen automatizada buena parte de la tarea (de otra forma no podrían aumentar la complejidad), y por eso les resulta difícil contar a otros cómo la hacen exactamente.

Típica sesión de trabajo con un SME

Para compensar este déficit en la definición operativa de tareas, una técnica usada es el análisis de tareas cognitivas (o CTA, cognitive task analysis). Consiste en una recogida de información sistemática que ayuda a los expertos a recuperar los pasos de una tarea con menos omisiones de las que tendrían de forma natural. Un aspecto en el que se hace bastante hincapié es que los expertos NO deben ser formadores a su vez, sino profesionales consistentemente buenos en la tarea en cuestión. El resultado se valida después con otros expertos (de 4 a 6 idóneamente) para mejorar la precisión.

Los resultados comparados de usar CTA contra la simple evocación de pasos por los expertos son francamente buenos, así que me gusta usar variantes de esta técnica en función de las circunstancias (no siempre tengo tantos expertos a mano, para empezar). Es útil cuando un diseño didáctico está basado en objetivos de desempeño, centra la teoría en la lógica de los procesos (en lugar de inundar de datos a los alumnos) y trabaja sobre escenarios reales. Lo que debería ser la norma, vaya.

Hay muchos artículos de investigación sobre el tema, pero me gusta el trabajo de Clark et al (2011) porque reúne lo esencial de los modelos principales. Tiene un resumen de cómo extraer información de un experto en seis pasos que me sirve de guía para mis adaptaciones:

  1. Define la secuencia de tareas en el puesto de trabajo (“describe en 30 segundos las acciones y decisiones para lograr el objetivo”):
    1. de fácil a difícil
    2. conocimientos previos que necesitan
    3. riesgos de seguridad
  2. Para cada tarea, describe (con verbos de acción):
    1. contexto (dónde y cuándo)
    2. condiciones y disparadores (qué hace que deba iniciarse la tarea)
    3. secuencia de acciones y decisiones (cómo)
  3. Dime lo que puedas de:
    1. estándares y buenas prácticas
    2. errores de novato
    3. motivación (riesgos y beneficios personales)
  4. Identifica conocimientos conceptuales, si es que son necesarios:
    1. conceptos (terminología y ejemplos)
    2. procesos (cómo se producen los eventos)
    3. principios (qué inicia los eventos)
  5. Lista 5 casos a resolver:
    1. uno para hacer una exposición o demostración
    2. dos más para ejercicios prácticos
    3. otros dos para evaluaciones
  6. Da el documento de CTA a otros expertos para corregirlo.

Aunque no siempre puedo aplicar todos los pasos, o no completamente, sí sistematizan mi recogida de información de manera que al finalizar el proceso tengo cubierta una tabla con:

  1. Objetivos y definición operativa de la tarea
  2. Riesgos y beneficios
  3. Prerrequisitos
  4. Conceptos, procesos y principios relacionados
  5. Acciones y decisiones (pasos)
  6. Problemas

Finalmente, encuentro útil un último paso en el que transformo esta tabla en un checklist, con los pasos, a los que asocio los prerrequisitos, los riesgos y beneficios que puedan reflejarse en resultados, y los problemas que pueden anticiparse. Esta lista me sirve de referencia para el guion de los contenidos formativos, ayudándome a no dejar en el tintero nada importante.

Referencias:

Clark, R.E., Feldon, D., & Yates, K. (2011, April) Using Cognitive Task Analysis to capture expert knowledge and skills for research and instructional design. Workshop presented at the American Educational Research Association, New Orleans, LA

¿Qué es más eficaz al diseñar e-learning para sanitarios?

Recomendaciones en e-learning para sanitarios

La formación en entornos sanitarios responde mejor a ciertos planteamientos, por la propia naturaleza del trabajo de sus profesionales, y el e-learning lleva años siendo una herramienta de uso común. Yo mismo he tenido y tengo la suerte de participar en iniciativas de mucho interés tanto desde el punto de vista técnico como metodológico, que reflejan el interés sostenido que suscita y sus posibilidades de integración en el puesto de trabajo del personal sanitario.

En particular, a la hora de diseñar recursos didácticos, hay una serie de variables que el artículo Instructional Design Variations in Internet-Based Learning for Health Professions Education: A Systematic Review and Meta-Analysis de Cook et al (2010) señala como particularmente eficientes. Los autores realizaron una revisión sistemática de 51 estudios (incluyendo 30 aleatorizados) que cuantificaban el efecto de una intervención basada en teleformación, concluyendo que determinados factores parecen estar asociados con mejores resultados de aprendizaje:

  • Interactividad, entendida como implicación cognitiva en la tarea a través de autoevaluaciones, modelos interactivos o actividades que inciten a la reflexión.
  • Ejercicios prácticos, entendidos como aplicación de conceptos para resolver problemas y casos.
  • Repetición, considerada como experiencia reiterada con los contenidos
  • Feedback como resultado de respuestas a preguntas o de acciones del alumno.

En esta figura presente en el estudio puede verse el efecto agregado de cada uno de los factores:

Tomado de Cook et al (2010)

Tomado de Cook et al (2010)

Son conclusiones que hay que tomar con cautela porque la muestra reveló mucha inconsistencia (como se aprecia en el gráfico), pero no parece descabellado usarlo como referencia teniendo en cuenta que cuadra bien con lo que sabemos acerca del aprendizaje activo y los efectos de la repetición y el feedback en la curva del olvido.

Los autores son prudentes y califican de no concluyentes los resultados sobre otros factores, que me parece interesante valorar aquí:

  • Debates en línea
  • Uso de audio en tutoriales de vídeo
  • Síntesis de la información

Estos tres factores presentan una variabilidad en los resultados que impide concluir un efecto positivo. Lo que sugiere, sin embargo, es que el efecto puede ser positivo si se realiza de forma adecuada. El estudio no entra en este terreno, pero la distribución del efecto en el eje X apunta a que son factores que pueden mejorar mucho los resultados si se usan correctamente. Y, también, que existe un riesgo considerable de usarlas incorrectamente.

Tanto la síntesis de la información como el uso de audio siguen reglas específicas que responden a criterios generales de diseño instruccional, lo que nos da una idea del camino a tomar para caer en la parte derecha del efecto de esas variables. Es interesante ver que el metaanálisis devuelve efectos positivos en las medidas de satisfacción para el uso de audio y la discusión online , y efectivamente es una de las características demandadas por los profesionales.

Como nota final, me gustaría llamar la atención sobre el efecto de los juegos y simulaciones y del debate en línea. Aunque hay una ligera tendencia positiva, lo cierto es que la variabilidad es grande y, a juzgar por el efecto agregado, las posibilidades de hacerlo mal son bastante altas. Parece que la gamificación y las comunidades de aprendizaje son herramientas fáciles de usar mal, lo cual no sorprenderá a nadie teniendo en cuenta lo frecuentemente que se transforma la primera en un mero conjunto de puntos, clasificaciones y logros a desbloquear, y las segundas en unos foros solitarios en los que el debate se ve poco.

4 consejos más para crear vídeos formativos (tutoriales)

Cómo hacer videotutoriales

Hace tiempo publiqué ocho consejos para crear vídeos didácticos. Eran pautas de diseño instruccional enfocadas a vídeos formativos en general, así que voy a añadir unos pocos más enfocados a tutoriales de ayuda para ofimática.

Uso mucho y desde hace años este tipo de recursos para formación en tecnología sanitaria (uso de historias clínicas electrónicas, por ejemplo), y a estas alturas creo que cuatro simples factores determinan buena parte de la calidad final:

1. Usa una herramienta de autor que te permita editar

No hay nada peor que un puntero de ratón dando vueltas por la pantalla y distrayendo. No te conformes con grabar lo que hay en pantalla y ajusta velocidad y acciones. A veces no basta con recortar, sino que es bueno poder cambiar el movimiento del ratón, acelerar la escritura o intercalar pausas. Captivate es mi elección habitual, pero hay bastantes más y prácticamente cualquiera vale para este tipo de vídeos que no incluyen interacciones complejas.

2. Sustituye el guion por un prototipo

Me gusta trabajar con prototipos: normalmente llevan menos tiempo que escribir un guion y dan una idea mucho más fiel del resultado final. En videotutoriales es especialmente cierto: tardas en grabarlo lo que tardas en ejecutar el flujo en pantalla, y a partir de ahí incluir una locución provisional y algunas etiquetas orientativas es cuestión de poco. Sobre todo, ves claramente si tu idea inicial estaba bien enfocada o no.

3. Graba primero, locuta después

Una voz que va atropellada intentando seguir el ritmo del vídeo, o un vídeo que se para a esperar a que el locutor diga todo lo que tiene que decir, quedan francamente mal. Si sigues el consejo 1 puedes ajustar la velocidad del vídeo para que imagen y sonido fluyan. Graba la locución por partes, pero asegúrate de que no se notan estos cortes (no grabes en distintos lugares, con distinto micro o ruido de ambiente). Practica la locución y prepárate para repetir varias veces la misma frase hasta que quede como te gustaría oirla.

4. No crees un Frankenstein

Tanto si estás guiando paso a paso (ma non troppo) como si quieres mostrar varios caminos posibles, no hagas cortes abruptos ni des saltos no naturales de una pantalla a otra. Si un flujo de trabajo requiere usar más de una aplicación, o distintas partes de la misma, es buena idea intercalar pantallas explicando brevemente este cambio y dando datos de contexto. Procura que estas explicaciones se basen en un caso de ejemplo (que idealmente estarás siguiendo durante todo el vídeo). Puedes plantearte incluir una pequeña secuencia de acción real o animada que deje claro el por qué del cambio.

Recuerda que el resultado final tiene que dejar clara tanto la secuencia de pasos como la lógica que hay detrás (no se trata de que aprendan a pulsar como palomas amaestradas, sino de que entiendan por qué las acciones son esas y no otras)

Cómo planificar formación en el sector sanitario

Hace ya unos cuantos años que planifico, diseño y desarrollo medios didácticos para organizaciones sanitarias. Hospitales, centros de salud y clínicas tienen algunas características particulares que es importante conocer.

Dos escenarios posibles.

El planteamiento de un plan de formación en este entorno es muy diferente si se trata de desarrollo profesional continuo o de la introducción de nuevas herramientas y procesos de gestión.

En general, el primero tiene demanda, y está relacionado directamente con la competencia percibida que médicos y enfermeros tienen en sus tareas habituales; en general, es un colectivo muy consciente de los cambios constantes en su área de trabajo, que busca activamente estar al día. No es casual que entre las recomendaciones más sólidas de la Organización Mundial de la Salud para la formación de profesionales sanitarios esté la inclusión de programas de formación continuada, con énfasis en que se trate de capacitación integrada en el puesto de trabajo, es decir, específica y contextualizada para cada perfil y contexto profesional. La adaptación al contexto concreto es crucial, porque el trabajo clínico cambia mucho en función de la población a la que se asiste, y los sanitarios son por lo general muy sensibles a esto.

En cuanto a la introducción de nuevas herramientas, constantemente hay procesos nuevos en los que formar: protocolos de seguridad del paciente, uso de materiales de última generación, recomendaciones clínicas cambiantes, TIC… Posiblemente el mejor ejemplo reciente es la implantación generalizada de las historias clínicas electrónicas (HCE) y las aplicaciones asociadas, de gestión de prescripción, control de vacunación y una miríada de soluciones para las múltiples tareas asociadas a la labor asistencial.

Mucho hecho en un plazo francamente breve.

Mucho hecho en un plazo francamente breve.

La financiación entre 2009 y 2012 dejó prácticamente implantada en toda España la sanidad electrónica. En este terreno, una de las quejas más frecuentes fue (y sigue siendo) la falta de formación adecuada, tanto durante las implantaciones iniciales, como una vez la HCE estuvo consolidada y se le fueron añadiendo nuevas funcionalidades y mejoras (prescripción electrónica, control de vacunación, gestión de costes…). Incluso la HCE más robusta encuentra problemas para adaptarse a la diversidad de funciones y prácticas diferentes, y no es raro oir que “esto está muy bien para los [rellénese con lo que se quiera: médicos generalistas, especialistas, enfermeros…], pero no  para lo que yo hago”.

La adaptación al cambio es un músculo que necesita entrenamiento.

Al introducir cambios en la gestión de la información, la estrategia formativa dependerá en buena medida del historial de adaptación a cambios similares de la organización. Primeras implantaciones o cambios significativos en las herramientas y procesos exigen un enfoque más centrado en la aceptación, en el que expertos internos sirvan como puntas de lanza y den apoyo de tú a tú a sus compañeros. En cambio, cuando ya hay una cultura de innovación, es frecuente que esos expertos estén ya identificados de manera informal y, apoyándose en ellos, el esfuerzo puede centrarse en el desarrollo de recursos formativos que den apoyo a las redes de aprendizaje internas.

Ayudas de trabajo y recursos a mano antes que cursos.

El tiempo escasea en los centros sanitarios, y los profesionales solo se lo dedicarán a lo que vean que les reporta un beneficio directo: más seguridad para los pacientes, menos eventos adversos, más facilidad para hacer informes, altas y bajas más rápidas, control de citas más fiable… Este contexto es especialmente sensible a la formación irrelevante o que no va al grano. Cualquier proyecto de formación debe empezar por buscar qué necesitan, y dárselo de la forma más directa posible.

Imagen de la portada por Dr. Farouk